როგორ დავგეგმოთ გალა ვახშმის ღონისძიება: საბოლოო ჩამონათვალი

წვეულების დაგეგმვა

მე სიამოვნებით ვეხმარები ადამიანებს დაგეგმონ და მოემზადონ თავიანთი ძირითადი ღონისძიებებისა და წვეულებებისთვის.

სათანადო მომზადებით, თქვენი სახსრების მოზიდვის ღონისძიება შეიძლება იყოს დიდი წარმატება.

Becky Fantham მეშვეობით Unsplash; კანვა

რა არის გალა ვახშამი?

გალა ვახშმის ღონისძიება, როგორც წესი, ნახევრად ფორმალური წვეულებაა მოზრდილთათვის, რომელიც მოიცავს სადილს, ცეკვას და აუქციონს ან გათამაშებას. ჩვეულებრივ, გალა ორგანიზებას უწევს ორგანიზაციას - ხშირად არაკომერციულს - მათი დონორებისა და ამომრჩევლების კვების და გასართობად და მათი ორგანიზაციისთვის სოციალურ გარემოში ფულის შეგროვების მიზნით.

სრულყოფილ სამყაროში ფულის შეგროვების ან გალა ვახშმის ღონისძიების დაგეგმვა ძალიან კარგი იქნებოდა. გულუხვი სპონსორები გადაიხდიან თქვენს ყველა საკვებს, გართობასა და საცხოვრებელს, მაშინ როცა თქვენს სტუმრებს მეტი სურვილი ექნებათ აუქციონის საქონელზე განაცხადონ და შემოწირულობდნენ თქვენს საქმეს. სამწუხაროდ, გალა ღონისძიების დაგეგმვა რეალურ სამყაროში საკმაოდ დიდ მომზადებას მოითხოვს. სრულყოფილი გალა ვახშმის დაგეგმვისთვის, თქვენ უნდა მოიძიოთ სპონსორობა და მოხალისეები, შექმნათ თემა და მოსაწვევები, დაჯავშნოთ საკვები და გასართობი. ამ ნაბიჯების ეფექტურად შესრულებამ შეიძლება სასწაულები მოახდინოს. ეს სტატია ასახავს რამდენიმე მნიშვნელოვან ნაბიჯს და აუცილებლობას, რომლებიც გადამწყვეტია სწორი გალა დაგეგმვისთვის.

12-საფეხურიანი გალა-დაგეგმვის საკონტროლო სია

1. გამოიკვეთეთ თქვენი მიზანი
2. გაანალიზეთ ხარჯები
3. დაადგინეთ ბილეთის ფასი
4. აირჩიეთ თქვენი სახსრების მოზიდვის მეთოდები
5. შეიძინეთ სპონსორობა
6. აირჩიეთ ადგილი
7. განსაზღვრეთ რა იქნება თქვენი თემა
8. მოამზადეთ საკვები და სასმელი
9. შეიმუშავეთ თქვენი მოსაწვევები
10. დაგეგმეთ აქტივობები და წიგნის გართობა
11. დაამშვენე შენი ადგილი
12. მოძებნეთ მოხალისეები

1. გამოიკვეთეთ თქვენი მიზანი

იმის ცოდნა, თუ რის მიღწევას აპირებთ თქვენი ღონისძიებით, დაგეხმარებათ თქვენ და თქვენს გუნდს შესაბამისად დაგეგმოთ. დაფინანსების მოზიდვის გალას დაგეგმვის ღირებულება შეიძლება იყოს ძალიან მაღალი, ამიტომ მნიშვნელოვანი იქნება თქვენი საქმისთვის მხარდაჭერის შეგროვება და საზოგადოების ინტერესის გაღვივება.

დაგეგმვის პროცესის პირველი ნაბიჯი უნდა იყოს თქვენი ორგანიზაციისთვის მიზნის დასახვა, იმის განსაზღვრა, თუ ვინ/რა სარგებელს მოუტანს სახსრების მოზიდვისგან, და ასახავს იმას, თუ რას მოელიან სტუმრებს აუქციონის შეთავაზებებითა და შემოწირულობებით.

ადგილისა და გასართობი ადგილის დაჯავშნამდე, თქვენ მოგინდებათ თქვენი ღონისძიების მიზანი და ბიუჯეტის შექმნა.

კელი სიკემა Unsplash-ის მეშვეობით

2. ხარჯების ანალიზი

სანამ დაგეგმვის პროცესი ნამდვილად დაიწყება, თქვენმა ორგანიზაციამ უნდა განსაზღვროს სათესლე ფულის ოდენობა. გალა დაგეგმვის ვადები განსხვავდება ღონისძიების მიხედვით, მაგრამ საერთო გადასახადები მოიცავს საკვებს, სასმელს, ადგილის დაქირავებას, რეკლამას, A/V აღჭურვილობას, აუქციონის ნივთებს და სხვა ხარჯებს.

თვალყურის დევნება, თუ რამდენ ფულს ხარჯავთ და რამდენი მოგიწევთ მოგების მისაღებად, ზუსტი ბიუჯეტის შექმნის მთავარი კომპონენტია. ბოლოს და ბოლოს, გალას მიზანია ფულის შეგროვება და არა მისი დახარჯვა! ამის თქმით, რა თქმა უნდა, წინასწარ მოგიწევთ მნიშვნელოვანი თანხის დახარჯვა, რათა დაგეგმოთ და მოაწყოთ თქვენი ფონდების მოზიდვა. თუ ყველაფერი კარგად წავა, თქვენ დაფარავთ თქვენს ხარჯებს და გექნებათ უამრავი ახალი სახსრები თქვენი საქმისთვის.

3. დაადგინეთ ბილეთის ფასი

მას შემდეგ რაც განსაზღვრავთ სტუმრების რაოდენობას, რომლებზეც გსურთ დასწრება, დააწესეთ ფასი თითოეული ბილეთისთვის. ღონისძიების ადგილმდებარეობა, მენიუ და ღირებულება უნდა იყოს გათვალისწინებული დაშვების ფასის განსაზღვრისას. რეგულარული ბილეთების გარდა, დარწმუნდით, რომ შესთავაზეთ შეზღუდული რაოდენობის VIP საშვი, რომელიც ხელმისაწვდომია უფრო მაღალ ფასში, რათა შესთავაზოთ VIP დამსწრეებს სპეციალური შეღავათები ღონისძიების განმავლობაში. ბილეთების გაყიდვა შესანიშნავი გზაა თქვენი მიზნისთვის დამატებითი თანხის მოსაზიდად.

4. აირჩიეთ თქვენი სახსრების მოზიდვის მეთოდები

გალა ღონისძიების დაგეგმვა ძირითადად თანხის შეგროვების გარშემო ტრიალებს, ამიტომ განიხილეთ სახსრების მოზიდვის სხვადასხვა მეთოდი. თქვენი ორგანიზაციის მხარდამჭერები სიამოვნებით გაწირავენ ფულს, მაგრამ ასევე სასარგებლოა სხვა აქტივობების განხორციელება სტუმრებისთვის, რომლებშიც მონაწილეობა მიიღონ. დამატებითი სახსრების მოზიდვის ზოგიერთი გზა მოიცავს გათამაშების ან ჩუმ აუქციონის ჩატარებას, სასმელების გაყიდვას, სარეკლამო შესაძლებლობების გაყიდვას და გაყიდვების გაყოფას. დამხმარე კომპანიებთან. დარწმუნდით, რომ მოიფიქრეთ რაც შეიძლება მეტი იდეა, რათა მოაგროვოთ ფული ორგანიზაციისთვის ან თქვენი გალა ვახშმის მხარდასაჭერად.

5. შეიძინეთ სპონსორობა

გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც თქვენს ორგანიზაციას აქვს დიდი ოდენობის ძირითადი თანხა, თქვენი ღონისძიება სავარაუდოდ საჭიროებს სპონსორების მხარდაჭერას. გარკვეული ბიზნესისთვის რეკლამის და სხვა შეღავათების შეთავაზებით, თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ საჭირო ნივთები ხელმისაწვდომ ფასად.

სპონსორებთან დაკავშირება მოითხოვს, რომ გამოიყენოთ თქვენი არსებული ქსელის ყველა ნაწილი, ჩამოაყალიბოთ გრძელვადიანი საქმიანი ურთიერთობები და დაამყაროთ სიმბიოზი მონაწილე ორგანიზაციებთან. ადგილობრივმა რესტორნებმა შეიძლება მოგაწოდოთ იაფი ან უფასო ადგილი, სადაც მოაწყოთ თქვენი ღონისძიება და მიაწოდოთ სტუმრებს საკვები და სასმელი. გასართობი ასევე შეიძლება დაფინანსებული იყოს ადგილობრივი მოქეიფეების სახით, რომლებიც ასრულებენ ფასდაკლებულ ტარიფს, ან უფრო დიდი აქტების სახით, რომლებიც გადაიხადეს თქვენი სპონსორების მიერ. თუ თქვენ გეგმავთ აქტივობების დაგეგმვას, როგორიცაა გათამაშება ან აუქციონი, სპონსორებს ასევე შეუძლიათ თქვენი ღონისძიების პრიზების შემოწირულობა.

არჩეული ადგილი უნდა იყოს დამოკიდებული თქვენს მიერ მოწვეული სტუმრების რაოდენობაზე, თქვენს თემასა და გასართობზე.

6. აირჩიეთ ადგილი

თქვენი ადგილი დიდ როლს შეასრულებს დაგეგმვის პროცესში, ამიტომ მნიშვნელოვანია, რომ საფუძვლიანად გამოიკვლიოთ ვარიანტები და აირჩიოთ კარგი ადგილი, რომელიც კომფორტულად იტევს თქვენს მაქსიმალურ დასწრებას, მათ შორის გართობისა და კვების მომწოდებლების ჩათვლით.

გარემო უნდა იყოს დახვეწილი და ადამიანებს თავისუფლად სოციალიზაციის საშუალებას მისცემს. თუ თქვენი ადგილის შემოწირულობა ხდება, შეიძლება დაგჭირდეთ დაგეგმვა თქვენი საჭიროებების დასაკმაყოფილებლად, ამიტომ ყურადღებით გაითვალისწინეთ ნებისმიერი კორექტირება, რაც შეიძლება დაგჭირდეთ გაფორმებამდე. თქვენი დეკორაციები უნდა შეესაბამებოდეს სტუმრებს და თქვენს თემას.

7. განსაზღვრეთ რა იქნება თქვენი თემა

თქვენი გალა ღონისძიების კრეატიული თემა უნიკალურ ატმოსფეროს უქმნის თქვენს სტუმრებს. იქნება ეს ბროდვეი, შუა საუკუნეები, მასკარადი, საშობაო, საზღვაო თუ სხვა, თემა დაგეხმარებათ მენიუს, დეკორაციების, დაგეგმილი აქტივობებისა და ჩაცმის კოდის არჩევაში.

თემატური ღონისძიების დაგეგმვისას მნიშვნელოვანია დარწმუნდეთ, რომ თქვენი დეკორაციები, ცენტრები და გასართობი სათანადოდ მოერგება. ზოგიერთ შემთხვევაში, შეიძლება საჭირო გახდეს თემატური ღონისძიებების მცოდნე ორგანიზაციასთან დაკავშირება სწორი პრეზენტაციის უზრუნველსაყოფად.

დარწმუნდით, რომ სხვადასხვა კერძები ხელმისაწვდომი გახადეთ თქვენი სტუმრებისთვის, რადგან ზოგიერთი დამსწრე სავარაუდოდ ვეგანი, ვეგეტარიანელი, გლუტენის ან ლაქტოზას შეუწყნარებლობა და ა.შ.

8. მოამზადეთ საკვები და სასმელი პრეპარატები

შეიძინეთ გარშემო და დაუკავშირდით სხვადასხვა კვების სერვისებს, რესტორნებსა და სხვა დაწესებულებებს, რათა ნახოთ, შეუძლიათ თუ არა ისინი თქვენს სტუმრებს. დაფიქრდით, გსურთ გქონდეთ ფულადი ბარი თუ ღია ბარი და მოამზადეთ მენიუ, რომელიც შეიცავს ვეგეტარიანულ და უგლუტენო ვარიანტებს.

თქვენი მენიუ მრავალფეროვანი უნდა იყოს და რა უნდა მიირთვათ თქვენს გალა ვახშამზე, დამოკიდებული იქნება თქვენი ღონისძიების ბუნებაზე, თქვენ მიერ არჩეულ თემაზე და თქვენი ორგანიზაციის ბიუჯეტზე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ განიხილოთ თქვენი სასმელის პერსონალიზირება, რათა განსაკუთრებული შთაბეჭდილება მოახდინოთ თქვენს პატრონებზე.

9. შეიმუშავეთ თქვენი მოსაწვევები

თქვენი მოწვევა იქნება პირველი, რასაც პოტენციური სტუმრები ხედავენ, ამიტომ დასამახსოვრებელის შექმნა მნიშვნელოვანი ნაბიჯია თქვენი ღონისძიების დაგეგმვისას. კარგი მოწვევის შესაქმნელად საჭიროა ზუსტი ინფორმაცია და პრეზენტაცია, რომელიც ყურადღებას იპყრობს.

ჩართეთ ინფორმაცია, როგორიცაა თარიღი, დრო, მდებარეობა და ფორმალობა, ასევე მნიშვნელოვანი დეტალები, როგორიცაა ვინ ისარგებლებს ღონისძიებით, არჩეული თემით და დაგეგმილი აქტივობებით. The გალა მოსაწვევების წერის ხელოვნება საშუალებას გაძლევთ იყოთ შემოქმედებითი, მაგრამ ასევე მნიშვნელოვანია, რომ თქვენი ტონი ასახავდეს ღონისძიების ფორმალურობას.

10. დაგეგმეთ აქტივობები და წიგნის გართობა

წარმატებული გალა ვახშმის დაგეგმვა ტრიალებს შესაბამისი გასართობი და აქტივობების დაჯავშნას, რომლებიც შექმნილია ფულის მოსაზიდად. დაუკავშირდით ადგილობრივ ადგილებს და იკითხეთ შესაძლო ცოცხალი სპექტაკლების შესახებ, ასევე შესაძლო ნივთების შესახებ, რომლებიც უნდა გადასცეს გათამაშებას ან ჩუმ აუქციონს. დარწმუნდით, რომ იპოვნეთ გართობის ფორმები, რომლებიც შეესაბამება თქვენს თემას და რომ სტუმრები აღმოჩნდებიან მიმზიდველი და შესაბამისი.

11. დაამშვენე შენი ადგილი

ერთ-ერთი ბოლო ნაბიჯი, რომელსაც გადადგამთ თქვენი გალა ვახშმის მოსამზადებლად, არის ადგილის გაფორმება. შეარჩიეთ თამამი დამატებითი ფერები და დაამშვენეთ თქვენი არჩეული თემის შესაბამისად. გამოიყენეთ უნიკალური ცენტრები, ნამუშევრები და რეკვიზიტები, რათა შექმენით ვიზუალურად განსაცვიფრებელი გარემო თქვენი სტუმრებისთვის და მისცეთ თქვენს ღონისძიებას სადღესასწაულო ატმოსფერო.

უნიკალური ატმოსფეროს წარმოდგენის მნიშვნელობიდან გამომდინარე, შესაძლოა საჭირო გახდეს დახმარების გაფორმება. არსებობს მრავალი კომპანია, რომელიც ეხმარება ღონისძიების დამგეგმავებს დაამშვენონ ყველა ფორმისა და ზომის ადგილი თემისა და ფერის სქემის მიხედვით. ბევრს აქვს შაბლონები და მასალები ხელმისაწვდომი ღონისძიების საერთო თემების ფართო სპექტრისთვის.

12. მოიძიეთ მოხალისეები

მას შემდეგ რაც ყველაფერი დაიგეგმება, თქვენ უნდა იპოვოთ ხალხი, რომელიც დაგეხმარებათ ღონისძიების მოწყობასა და შენარჩუნებაში. გამოიყენეთ თქვენი ქსელი და რესურსები ორგანიზაციის შიგნით და მის ფარგლებს გარეთ, იპოვეთ მოხალისეები, რომლებიც დაგეხმარებიან სტუმრების მისალმებაში, ხალხის დასაჯდომად, საკვების მირთმევისა და საღამოს მშვიდობიანად გატარებაში.

Წარმატებები!

წარმატებული გალა ვახშამი თქვენი ორგანიზაციის მხარდაჭერის მოსაპოვებლად ერთ-ერთი საუკეთესო საშუალებაა, მაგრამ ის ასევე მოითხოვს დიდ დაგეგმვასა და მომზადებას. იმის უზრუნველყოფა, რომ ყველაფერი რიგზეა ერთი სტუმრის მოსვლამდე, დაეხმარება საღამოს შეუფერხებლად წარიმართოს და წარმოადგინოს თქვენი ორგანიზაცია პროფესიონალურ შუქზე. სახსრების შეგროვება აუცილებელია ნებისმიერი ბიზნესისა თუ არაკომერციული ორგანიზაციის ზრდისთვის და თითოეული ნაბიჯის ეფექტური მართვა დასამახსოვრებელი საღამოს გასაღებია.

ეს შინაარსი ზუსტი და ჭეშმარიტია ავტორის ცოდნის შესაბამისად და არ არის გამიზნული კვალიფიციური პროფესიონალის ოფიციალური და ინდივიდუალური რჩევის ჩანაცვლება.